Las buenas prácticas contables juegan un papel importante en la gestión de pequeñas empresas porque le ayudan a realizar un seguimiento de la salud financiera general de su empresa. Una contabilidad deficiente, por otro lado, puede obstaculizar el crecimiento y el éxito de su negocio.
Muchas empresas de nueva creación se encargan de la contabilidad y la teneduría de libros por sí mismas para ahorrar en gastos generales. Pero si no está bien versado en el manejo de las finanzas, es posible que esté ejerciendo una presión innecesaria sobre su negocio.
En este artículo, compartiremos 10 errores contables que las nuevas empresas deben evitar.
1. Haciendo todo por su cuenta
Muchos emprendedores apasionados tienden a hacer todo por su cuenta. Sin embargo, hacer malabares con varias tareas a la vez puede hacer más daño que bien. Es mejor para las pequeñas empresas delegar estas tareas a los profesionales desde el principio.
Dejar la contabilidad a los especialistas en cumplimiento le ahorra tiempo y energía para que pueda concentrarse en otros asuntos importantes. A la inversa, si usted mismo es un buen contador, debería concentrarse en la contabilidad y dejar que su equipo se encargue de las otras tareas de su organización.
2. Depende demasiado del software de contabilidad
El software de contabilidad confiable puede traer innumerables beneficios a su nuevo negocio. Sin embargo, depender demasiado de estas soluciones puede dejarlo vulnerable a errores y descuidos.
Por lo tanto, si bien puede (y debe) invertir en software de contabilidad, también debe aprender a realizar auditorías manuales. De esta manera, puede detectar, evitar o corregir cualquier discrepancia que el software no haya detectado, lo que le permite mantener un libro de contabilidad impecable.
3. Invertir en soluciones contables de baja calidad
Obtener una buena oferta debe ser una de sus principales prioridades al comprar herramientas y recursos para su negocio. Pero cuando se trata de contabilidad, no siempre debes optar por la opción más barata.
Esto no solo es válido para el software de contabilidad en sí, sino también para sus asesores. Cuando busque contadores, concéntrese en sus habilidades en lugar de en sus tarifas. Contratar buenos asesores puede resultar caro, pero al menos pueden hacer el trabajo correctamente. No solo permitirán que su empresa disfrute de registros contables de primer nivel, sino que también le ayudarán a ahorrar dinero a largo plazo.
4. Ignorar las compras pequeñas
Los pequeños gastos, como las comidas, pueden no ser un gran problema, pero pueden acumularse fácilmente si los descuida. Una buena contabilidad implica realizar un seguimiento de todas las transacciones comerciales, incluso las pequeñas. Así que asegúrese de que estas pequeñas compras se anoten en los libros de contabilidad de su empresa.
Además de mantener sus libros equilibrados, le ayuda a justificar los gastos reclamados en caso de que la oficina de impuestos llame a la puerta.
5. Asignación presupuestaria inadecuada
No asignar el presupuesto para los gastos de su empresa puede hacer que los gastos se salgan de control. Esto hará que su empresa derroche los fondos limitados que tiene, lo que la llevará a la ruina financiera y a una eventual desaparición.
Si desea que su incipiente negocio prospere, debe aprender a asignar presupuestos para cada uno de sus gastos. Hacerlo le ayuda a mantener la contabilidad, además de permitirle optimizar la capacidad de su empresa para obtener ingresos.
6. No utilizar software de contabilidad
Como se mencionó anteriormente, depender demasiado del software de contabilidad puede generar disparidades en los libros de su empresa. Sin embargo, eso no significa que deba renunciar al uso de estas herramientas por completo.
Al combinar buenas habilidades de auditoría con el software de contabilidad adecuado, le dará a su empresa un buen registro contable. Hacerlo ciertamente trae muchos beneficios. Por ejemplo, cierto software de contabilidad se puede integrar con su cuenta bancaria. Esto le permite acceder a sus datos bancarios en cualquier momento, así como proporcionar copias de seguridad en caso de emergencias.
7. No conciliar cuentas
La conciliación de cuentas implica comparar sus libros de contabilidad con sus extractos bancarios y verificar si hay discrepancias.
Si desea que su nuevo negocio tenga éxito, debe realizar esta tarea con regularidad. Asegúrese de revisar los libros y extractos bancarios de su empresa todos los meses.
Si encuentra algún error o irregularidad, comuníquese con su banco de inmediato para resolverlo.
8. No depender de financiación externa
La mayoría de las empresas enfrentan problemas de flujo de efectivo en un momento u otro. Cuanto menor sea el flujo de caja de su organización, más difícil será pagar las facturas, contratar personal nuevo o expandir sus operaciones.
Los préstamos y el financiamiento externo ayudan a aliviar este problema. Tomemos el financiamiento de facturas, por ejemplo. Este método de financiación le permite cambiar las facturas de los clientes por capital de trabajo, lo que le proporciona financiación siempre que la necesite. También le permitirá mantener en funcionamiento el flujo de caja de su empresa.
A través del financiamiento externo, puede tener una fuente adicional de fondos en la que confiar, así como una herramienta que lo ayudará a mantener el equilibrio de sus cuentas.
9. No coordinar con su contador
No trabajar adecuadamente con un contador puede causar serios problemas financieros para su empresa.
Si decide contratar a un contable para su negocio, debe asegurarse de mantenerlos al tanto de todo lo que sucede en la empresa.
Dado que es crucial que tengan toda la información sobre las transacciones de su empresa (grandes o pequeñas), debe asegurarse de que la obtengan. De esa manera, será más fácil para ellos controlar los ingresos y gastos de su negocio, lo que les permitirá mantener sus libros contables equilibrados.
10. No hacer una copia de seguridad de sus datos
Debe tener como prioridad realizar una copia de seguridad de todos los registros de cada transacción que realiza su empresa. Los casos de equipo robado, fallas de la computadora y otras circunstancias de emergencia pueden potencialmente destruir sus datos financieros, especialmente si están en papel o en un solo dispositivo.
Al realizar múltiples copias de seguridad de toda la información de su empresa, puede garantizar el acceso a estos datos vitales durante los próximos años. Afortunadamente, hay muchos servicios en línea disponibles para ayudarlo a realizar copias de seguridad de sus datos financieros. Aparte de estos, también puede confiar en el software de contabilidad en la nube que crea automáticamente una copia de seguridad mediante los servicios de almacenamiento en la nube.
Pensamientos finales
Si bien no hay nada de malo en manejar la contabilidad por su cuenta, es mejor contratar a un contador experimentado para que maneje sus libros.
Estos profesionales pueden ayudarlo a evitar errores costosos, encontrar ahorros en impuestos y buscar oportunidades de crecimiento comercial basadas en la salud financiera actual de su empresa.
También aseguran que se implementen los procedimientos, la documentación y los procesos adecuados, para que su negocio esté posicionado para el éxito.
